Voortgangscontrole: De voortgang van processen, taken of activiteiten van medewerkers en de eigen werkzaamheden enverantwoordelijkheden bewaken.
gaat planmatig te werk (beheert de eigen tijd goed)
vraagt regelmatig naar de voortgang van lopende zaken
beschikt over discipline
stelt duidelijke deadlines voor anderen
toetst regelmatig hoe de voortgang van de werkzaamheden verloopt
maakt effectief gebruik van de eigen agenda; stelt eigen deadlines
maakt afspraken met anderen over de terugkoppeling van de werkzaamheden
signaleert vertragingen van het werk en beperkt deze tot een minimum
formuleert concrete doelstellingen voor de afdeling in termen van meetbare resultaten
hanteert administratieve procedures (of een vaste systematiek) ter controle van de voortgang van werkzaamheden
plant follow-upactiviteiten voor ondernomen acties
beoordeelt de voortgang van de werkzaamheden vanuit verschillende invalshoeken, zoals kosten, tempo, kwaliteit, inzet en mensen
schat adequaat in wanneer bij stagnatie van de werkzaamheden ingegrepen dient te worden
faseert veranderingsprocessen en geeft de juiste momenten aan waarop de voortgang getoetst dient te worden
bewaakt de feitelijke voortgang op hoofdlijnen zonder relevante details over het hoofd te zien
kanaliseert vanuit verschillende bronnen de informatiestroom over de voortgang van de processen (draagt er zorg voor dat de juiste managementinformatie aangeleverd wordt)
plant individuele voortgangsgesprekken met anderen die een sleutelpositie bekleden en die beslissingen kunnen nemen die van invloed zijn op de voortgang van veranderingstrajecten
is zonder anderen te passeren alert op signalen uit de organisatie die de voortgang van de werkzaamheden betreffen en maakt deze bespreekbaar met de betrokken personen
Voortgangscontrole is makkelijk ontwikkelbaar als op de drijfveren Doelgerichtheid en Orde&structuur hoog (7, 8, 9) gescoord wordt.
Op welke wijze brengen uw medewerkers u op de hoogte van de voortgang van hun werkzaamheden?
Hoe weet u precies wat uw medewerkers aan het doen zijn? Hoe beoordeelt u de kwaliteit van hun werk? Geef eens een aantal concrete voorbeelden.
Kunt u voorbeelden geven van het soort werk dat u juist wel/niet controleert van uw medewerkers?
Welke deadline heeft u de afgelopen tijd moeten halen? Hoe heeft u ervoor gezorgd dat dit lukte?
Controleer steekproefsgewijs werkzaamheden van uw medewerkers op kwaliteit.
Bepaal objectieve criteria waaraan u de kwaliteit van het werk van uw medewerkers controleert.
Spreek medewerkers aan op hun verantwoordelijkheden. Wees er duidelijk in welke aspecten van hun werk u controleert.
Maak duidelijke afspraken met uw medewerkers over aard en frequentie van voortgangsbewaking.
Wees alert op mogelijke problemen en probeer deze te voorkomen of te beperken door snel actie te ondernemen.
Zorg dat uw kandidaat nakomt wat hij toezegt en zaken afrondt, zodat er geen losse eindjes blijven hangen. Evalueer dit na elke opdracht of project.
Ga samen met uw kandidaat oefenen om doelen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden(zogenaamde SMART doelen) te definiëren.
Zorg dat uw kandidaat zelf doelen maakt, die hij gaat oefenen in de praktijk. Laat hem terugkoppelen welke doelen behaald werden en welke niet. Welke oorzaak ligt hieraan ten grondslag?
Zorg dat uw kandidaat ten aanzien van een doelstelling een aantal motieven noteert die helpen en aantal motieven die tegenwerken. Laat hem een manier zoeken om constructief met de tegenwerkende motieven om te gaan.
Zorg dat de kandidaat reflecteert op een recente situatie waarin hij de competentie voortgangscontrole goed heeft laten zien en een situatie waarin dit minder goed naar buiten kwam. Wat waren de verschillen tussen deze situaties? Denk aan mensen, taken, weerstanden, belangen, tijd enzovoort. Wat leert de kandidaat hiervan?
Copyright © TMA Method 1999-2018